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会议策划的因素及细节
作者:郑州演出公司      发布时间:2019/11/19 15:42:34

好的会议不仅仅只有PPT的堆砌,要依据会议的内容和目的借助科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果, 好的会议策划要实施性高,有突破有创意,下面给大家总结了一些关于会议策划的相关内容!

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一、会议策划三要素

1、会议目标

开会的目的都是为了达到一个目标,会议的目标决定了会议策划的很多环节,只有确定会议的目标,才可以确定哪些人参加会议,以及会议的地点、议程和和预算等,只有明确会议目标,和为实现目标所安排的会议内容后,才可以确定会议的其它要素。

会议目标相关的因素很多,或许受一些与会议有关的客观因素的限制,会议目标不能全部达到,这就需要对计划做一些调整。

2、与会者

一旦明确了会议目标,就可以确定哪些人需要参加会议,除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外,另两类人是经常需要考虑的;

一是需要邀请不同类型的贵宾,比如政府官员、行业主管、或者是专家学者等,这些人员的参加可以提升会议的层次;

二是允许(或邀请)与会者携带家属,如果是参加人数较少的中、高层会议,可以考虑邀请家属参加,以增进中、高层员工之间的感情。

3、会议方案

会议策划的结果,是一套完善的会议方案,包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关实务、会议预算三个部分。

二、会议策划的细节

1、 在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”。

2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。

3、 如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。

4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。

5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之会议承办方,请他们协助制定。

6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

7、 会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系,如果与会代表是要交会务费的,您还得负责收取会务费。

8、 报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

9、 正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

11、 作好会议期间的协调工作。

12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。

13、 会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。

以上是小编整理的关于会议策划要素及细节的相关内容,希望对大家能有所帮助,有兴趣的朋友可以收藏关注!


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